駒形町会
町会活動を次世代へ後継していくため、総務・会計分野を中心に業務のたな卸し、業務内容や流れの見える化にとりくみ、業務一覧表や業務概要書を作成しました
公開資料
成果物の中でぜひ見てほしいページや箇所はどこですか。また、その理由を教えてください。
■業務一覧表：業務一覧でありながら、業務内容・実施時期と順序も一目で分かるようにしています。あわせて業務量も可視化することにより、実施時期と業務量による分担見直しも可能としました。
■業務概要書・求人概要書：何を/何のために/誰が/いつ/どこで/どのように実施するか、をシンプルに可視化できるフォーマットになっています。業務引継ぎ書として使えるだけでなく、町会掲示板等での求人にも役立つと思います。
■年間カレンダー：町会の年間行事を一覧化できる仕様です。集会所等での掲示にも役立つと思います。
■ツール運用ノウハウ案：各ツールを、町会で持続的に活用していくためのノウハウや仕掛けをまとめました。
プロボノチームについて、メンバー構成やチームの雰囲気、打ち合わせの様子など、どんなチームでしたか？
メンバー構成はPM 1名、MK 1名、BA 3名。それぞれの即戦力メンバーが、各自のナレッジやノウハウを活用して自発的に成果物作成を進めました。打ち合わせは週末の午前中がデフォルトで、休日の朝活のような充実時間でした。
プロボノプロジェクトを進める中で、特に気を付けた点、注力した作業、頑張った活動など、どのようなことが印象に残っていますか？
役員の方が長年の経験に基づいて進められていた多くの業務を、いかに漏れなくお伺いして、分かりやすく可視化するかが肝だったと思います。
今後、成果物を、（支援先以外の）どのような団体に役立ててほしいと思いますか？
町会業務の次世代後継を課題としている町会・自治会にとって、そのきっかけとなると嬉しいです。町会・自治会に関わらず、業務たな卸しや可視化に取り組む団体にも参考になるものと思います。また、リンク先の東京都のプロボノ資料館では、他の町会・自治会プロジェクトで生まれた成果物も閲覧できます。町会・自治会の活動活性化のヒントとなるものや役立つものが見つかると思います。
今後プロボノ活動に取り組む人たちのために、プロボノを成功させるヒントや心得などをお願いします。
数か月のプロジェクトは長いようで、決して時間に余裕はなく、通りすぎたフェーズに戻ることもありません。各メンバーがプロジェクトに立候補した時の新鮮な気持ちを持ち続け、アイデアをタイムリーに出し続けることが大切と思います。