すぐに使えるマニュアル＆テンプレート！ユーザーフレンドリー賞
支援先団体 | 西山田ふらっとサロン |
支援内容 | 業務マニュアル、テンプレート集 |
プロジェクト詳細 | |
プレゼンター | 藤村さん 花岡さん 真銅さん 古市さん 遠藤さん |
成果物の中でぜひ見てほしいページや箇所はどこですか。また、その理由を教えてください。
＊経理の業務フローを可視化した「経理業務の流れ」。経理担当者の方と密にコミュニケーションしながら作業の実態を一緒に紐解きました。また、ICTで効率化したい部分とあえて人手作業にしてあたたかみを残したい部分のすみ分けなど、ツール完成後の姿をともに考えながらICTの活用方針を検討しました（中間提案資料（経理））
＊経理業務で使う各種Excel帳票。複雑なマクロは使わず計算式のみで構成。どこを入力すればよいか、どこをチェックすればよいかなど、直感的に理解しやすいように配慮しました（最終提案資料（経理））
＊運営ボランティアさんの名簿やシフト管理を行うためのツール活用提案。メールの送信方法など複数の方式を提案し、どの方式が団体にとって実行しやすいのかをともに考えました（中間提案資料（名簿・シフト管理））
＊ツールを使ってシフト管理を行うための説明書、実務手順書。団体スタッフの作業手順書のみにおわらず、団体からボランティアさんに説明する際の説明書も合わせて作成し、プロジェクト完了後にみんなでICT活用に踏み出せるよう後押ししました（最終提案資料（シフト管理））
プロボノチームについて、メンバー構成やチームの雰囲気、打ち合わせの様子など、どんなチームでしたか？
＊ミーティングのたびに全員集合、終了後はみんなでランチ等、明るく楽しくみんな仲良しのチームでした。
＊団体側とのミーティングはサロンの現場で行いました。いつも皆さん勢揃いで、明るく楽しい空気で私たちを迎えてくれました。
＊プロボノ期間中にTVや新聞の取材、サロンで開催される地域イベントでのゲスト講演など、様々な体験をプロボノメンバーと団体で共有し、一体感が生まれていきました。
プロボノプロジェクトを進める中で、特に気を付けた点、注力した作業、頑張った活動など、どのようなことが印象に残っていますか？
＊実際に使える成果物を目指し、団体の方々とコミュニケーションしながら一緒に考え、作業を進めました。
＊そのために、活動現場やイベントなど、団体の方々と直接ふれあえる機会は積極的に参加するようにしました。
＊提案した成果物の中で、シフト管理のためのツールは、残念ながらプロジェクト完了後の活用にすぐには繋がりませんでした。しかし、「いただいたツールを使いこなすためには私たちもしっかり勉強しないと！」という機運が高まり、団体内でパソコンの得意な方が講師役となって自分たちの「パソコン教室」を立ち上げられました。この教室は、プロジェクト終了後3年たった今年も地域住民をつなぐ場として継続しており、当時のプロボノメンバーや新たな仲間が講師役のお手伝いを時々しています。
今後、成果物を、（支援先以外の）どのような団体に役立ててほしいと思いますか？
＊ICTを活用して運営をスマートにしたい団体。
＊実際に現場で活用できるツールをつくりたい団体。
今後プロボノ活動に取り組む人たちのために、プロボノを成功させるヒントや心得などをお願いします。
＊自分とは異なる考えや経験をもつ人とのふれあい、これまで知らなかった社会課題など、自分の枠の外側との出会いを受け入れ、プラスに考えること。
＊面白そうやん！やってみよ！といったマインドが大切。仕事、家庭、趣味、地域活動などでみんなそれぞれに忙しい中、楽しくてつい参加しちゃう！ってならないと数か月にわたるプロジェクトを走り抜けられません。「楽しくなければプロボノじゃない！」
＊成果物はあとからついてくる。ひとり一人が楽しく前向きに参加できれば個人の力が存分に発揮され、結果チームの力が高まって成果の最大化に繋がります。
プロジェクト成果物
これらの資料は、支援先団体とプロボノワーカーのご理解とご協力のもと、ソーシャルセクターの課題解決や非営利組織の基盤強化にひろく役立てる目的で公開・共有しています。
今後のプロボノ活動の貴重な参考とさせていただきますので、資料をご覧になったみなさまには、アンケートの回答にご協力をお願いします。
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